Ürün Geri Çağırma Planı Nasıl Hazırlanır?

Geri Çağırma Planı, bir firmanın tüketicinin kullanımına sunduğu ürünlerde, ürünleri geri çağırmasını gerektirecek nitelikte ayıp ya da kusur bulunması halinde söz konusu piyasadan toplama işlemini hangi ekiple hangi kural seti çerçevesinde yapacağının önceden yazılı olarak belirtildiği bir prosedürdür.

Bir Geri Çağırma Planı ne kadar özel olursa o denli etkili olmaktadır. Bununla beraber çoğu şirket, gerek mali kısıtlamalar gerekse de diğer organizasyonel sebepler yüzünden detaylı Geri Çağırma Planlarını hazırlamamaktadırlar.

Şirketin Sorumluluğu

Bugün ve her zaman ürünlerinin güvenliğini garanti etmek ve ayıplı ürünlerin geri çağrılması ihtimalini minimize etmek için gerekli önlemleri yerine getirmenin sorumluluğu üreticide olacaktır. Buna rağmen, ürünleri geri çağırmak, sadece yönetim tarafından yapılabilecek etraflıca bir hazırlık ile, bazı durumlarda en etkili zarar azaltma yöntemlerinden birisidir.

Modüler Yapı

İyi bir Geri Çağırma Planı aşağıdakileri içermelidir

1- Geri Çağırma ekibiyle iletişim kuracak ekibin yetkilerinin belirlenmesi

2- Standardize edilmiş akış şemaları/aksiyon planları

3- Dış uzmanların erişilebilirliği

4- İletişim adresleri

5- Yapılacak işler listesinin fihristi

Geri Çağırma Ekibinde genel uygulama olarak aşağıdaki kişiler yer alır,

Yönetim Direktörü
Satış Müdürü
Ar-Ge Müdürü
Avukat
Fabrika Müdürü

Dış Uzmanlar genelde,

Polis
Psikolog
Medya/Halkla İlişkiler Uzmanları ve Kriz Uzmanları’ndan oluşmaktadır.

Aşağıda ekibin düzenleyeceği Toplantılar için örnek bir Toplantı Notu yer almaktadır

Toplantı Notları – Geri Çağırma Ekibi
Tarih
Katılımcılar

İsim	Departman	Telefon	İmza

İnsanların hayatları/sağlıkları hangi ciddiyette etkilendi?

Değiştirilen ya da ayıplı ürünlerin ne kadar parçası etkilendi?

Ürünler nerede?
Hala şirkette		Toptancılara gönderildi
Hala şirkette		Toptancılara gönderildi
Müşterilere gönderildi		Kullanılıyor?
Müşterilere gönderildi		Kullanılıyor?

Ürünlere nasıl erişilebilir?

Tehdit akla yatkın ve ikna edici mi?

Bilgiler hangi kaynaktan geliyor?

Toptancılar		Tüketiciler

Müşteriler		Otoriteler

Medya
Basın duyurusunun türü ve içeriği

Yukarıdakiler ışığında aşağıdaki kararlar alınmıştır

Şirket için avantajlar

Tek başına Geri Çağırma planına sahip olmak bir Şirketin kısmi olarak risklerinin farkında olduğu anlamına gelmektedir.

Tüm Risk Yönetim faaliyetleri gibi Geri Çağırma planı hazırlanması da tek seferlik bir aksiyon değildir.

Şirket içindeki

Organizasyonu
Çalışanları
Ürünleri

etkileyen değişiklikler her an güncel bir Geri Çağırma planının içerisine eklemlenmelidir

Bu şekilde Şirket hem rekabette avantaj sağlamakta hem de maliyetleri üzerinde pozitif bir etki yaratmaktadır.

Hazırlanan Geri Çağırma Planı’na temel oluşturan tüm bilgilerin sürekli bir şekilde güncelleniyor olması gerekmektedir. Bundan kaynaklanan ve gerçek geri çağırmalardan elde edilen deneyim Geri Çağırma planının tüm güncellenmiş versiyonlarının içerisine eklenmelidir.

Değerlendirme ve Sonuç

Bununla beraber bir şirketin en büyük önceliği bir Geri Çağırma Planı hazırlamak değil riskleri elleçlemektir. Bir şirketin, aktiviteleri ve zorunluluklarıyla ilişkili riskleri tanımlaması ve değerlendirmesi en büyük önceliklerinden birisi olmalıdır. Risklerden öncelikle kaçınılmalı veya teknik önlemler alınarak azaltılmalıdır. Güvenlik uyarıları ve güvenli kullanıma dair talimatlar da hayati önemde konulardır.

Bir Geri Çağırma planının işlevsel olabilmesi için Takip edilebilirlik sisteminin yürürlükte olması gerekmektedir.

Söz konusu sistem ile;